PDF protokol, fotky a odeslání zákazníkovi

Všechno tohle najdete na detailu revize: otevřete ho klepnutím na revizi v seznamu.

PDF protokol

V kartě Zpráva pro zákazníka tlačítko Otevřít PDF. Protokol obsahuje vaše údaje (jméno, IČO, sídlo, číslo živnostenského listu nebo osvědčení), údaje o úkonu, nemovitosti, spalinové cestě a spotřebiči, zjištěné závady (zvlášť odstraněné na místě), návrh opatření, závěr, termín příští kontroly, podmínky při měření (počasí) a nakonec vaše razítko a podpis. U revize je na druhé straně technický protokol.

Razítko a podpis se berou z Nastavení. Pokud je tam nemáte, protokol vyjede bez nich. Vzor zprávy ve vyhlášce 34/2016 Sb. ale podpis i razítko obsahuje, takže zpráva bez nich nemá všechny náležitosti. Nahrajte je hned na začátku, viz Razítko, podpis a ceník.

Fotografie

Fotky přidáte už v průvodci (krok Závady, i přetažením), nebo dodatečně na detailu revize v galerii tlačítkem Nahrát fotografie.

• Fotku není potřeba zmenšovat, aplikace ji před nahráním zmenší a zkomprimuje sama.
• Fotky nejsou veřejné a zákazník je nevidí: nejsou v PDF ani v online zprávě. Zůstávají u revize v aplikaci a v exportu dat jako vaše dokumentace.
• Zákazník vidí jen přílohy protokolu (u revize třeba výpočet spalinové cesty k bodu I): v online zprávě ke stažení, v PDF jejich názvy.

Focení závad je vaše nejlepší ochrana při pozdějším sporu. Vyplatí se.

Odeslání zákazníkovi

Tlačítko Odeslat e-mailem otevře okno s příjemci. Hlavní e-mail zákazníka a kopie z jeho karty jsou zaškrtnuté, odškrtnout je můžete. Do pole Další adresa jen pro toto odeslání připíšete jinou adresu, do karty zákazníka se neuloží.

Zákazníkovi přijde e-mail s odkazem na online zprávu, ne s přílohou. Je to schválně: příloha se ztratí v e-mailu, odkaz má zákazník pořád po ruce a otevře ho i na mobilu. Ve zprávě si PDF může sám stáhnout.

Když zprávu předáte jinak (osobně, poštou, datovkou), klepněte u ní na Předal jsem, zvolte způsob a Zapsat předání. Uloží se dnešní datum, takže máte doloženo, že jste zprávu předali ve lhůtě 10 pracovních dnů od úkonu (§ 47 zákona č. 133/1985 Sb.).

Online zpráva

Každá zpráva má vlastní veřejný odkaz. Na řádku Online zpráva jsou tlačítka Otevřít a Kopírovat odkaz, odkaz pak pošlete třeba přes SMS nebo WhatsApp.

Stránka je chráněná dlouhým náhodným kódem v odkazu a není vyhledatelná v Googlu. Otevře ji jen ten, komu odkaz dáte.

Když zákazník e-mail ani chytrý telefon nemá, zpráva se předává na papíře. Postup je v článku Zákazník bez e-mailu.

Nic neodchází samo

Po uložení revize se zpráva zákazníkovi automaticky neposílá. PDF si otevřete a zprávu odešlete, až budete chtít. Nejdřív si ji zkontrolujete. Samo zákazníkovi odchází jen to, co se zprávou nesouvisí: připomínky před blížícím se termínem, připomínka den před domluveným termínem a ranní zpráva s časem příjezdu, pokud si ji zapnete.